エンジニア向けイベントをやる時に忘れがちだけどやっておいたほうが良いこと

昨日完全独立コミュニティのイベントと、会社が関係するコミュニティのイベントの connpass が両方空いたのは良いけど、同じことを外向けにも会社向けにも両方書く必要はないよなと思ったのでメモ。

思い出したら随時追記するかも。自明なこととかお金の話は書いてません。

登壇者系

接続端子の共有
- 基本的に最近だと HDMI / Type C をカバーしておけばトラブルが起こることはない
- 上記が揃っているならその旨を、その上でほかもカバーしている場合や、不足している場合はその情報も添えて共有しておくと良い
セッション後の質疑応答の有無の共有・確認
- 質問タイムがあるかないかで実質登壇時間が変わってくるため
- セッションの間に 5 分休憩などがある場合、それが休憩なのか質問用バッファなのかがわからないので明確にする
- そもそも人によって質疑応答の有無は選択できたほうが良いので確認すると良い
  - 自分が登壇者として経つ場合、正解のないテーマの場合は質疑応答で話しても割と仕方ないので個別で話しましょうとする
  - 逆に正解がある技術的なテーマの場合は公の場で質疑応答があったほうが全体の利になるので質疑応答有りにしてほしい
  - などなどテーマによって変わるため
ディスプレイ情報の共有
- 画面サイズ
  - w1920 or w1280 or w1024 あたりだと思うけれど共有しておく
  - デモする人とかだとこれが重要
- 画面比率
  - 16:9 だと登壇者としても嬉しいとは思うけれどそれはもう会場によりけりなので……

イベントを開けた時にちゃんと告知する
- connpass のアナリティクス見るとわかるけど大体エンジニアのイベントは connpass / connpass 通知メール / Twitter 以外で人こない
- connpass をしっかり書いてしっかりツイートすることが重要
  - しっかり is 17~19 時くらいにイベントページを開く
  - しっかり is 翌日 8 時くらいに RT する
- イベント開催しますブログを書く場合はセルクマしておく
  - 3 ブクマひとまずいくことを祈る
  - 5 ブクマひとまずいくことも祈る
  - ただこれはイベントに人が来てほしいというより界隈に「イベントやっているぞ」という印象を与える目的が強い
イベントの前日あたりでリマインドメールを送る
- 当日の無断キャンセルを倒すため
  - 特に溢れてる場合は前日のキャンセルによって入れる人が増えて幸せ
  - これを当日にやると「今日いきなり繰り上がってもな……」とキャンセルの嵐になったりする

オープニングでハッシュタグの連絡
- これ忘れると何でつぶやいていいかわからなくなって混乱しがち
- 汎用イベントタグ && その回限定タグを用意する場合はそれも周知
- ぶっちゃけ運営者がそのタグでつぶやいてないと意味ないのでちゃんと呟く
connpass の受付システムを使う
- 後から本当に何人きたかはちゃんと残しておくほうが良い
  - 例えば最近 forkwell などスポンサーしてくれる企業があるが開催実績を問われるときもあるので
  - 弱小イベントやるぞと思ってたら思ったよりきた時にエビデンスがあると心強い
- connpass 本体の受付システムが微妙なので https://connpassport.com/ 使うと便利
  - 俺製
  - ログイン情報いるけどこっちのサーバーでは保持してないので安心
登壇者向けにフィードバックできるシステムを作っておく
- アンケート（自由入力できると良い）
  - イベント開始時に配っておくとか
  - ovrmrwさんがイベントでやってた QR を配布しちゃうのは手
    - 印刷して貼っておくとその場ですぐ答えてもらえる
- 基本的に登壇者はコストを払って登壇しているのでフィードバックの仕組みを用意できると良い

開催した記録が残るようなコンテンツを作成する
- 一番省エネどころでいうと Togetter
  - ハッシュタグで拾ってまとめるだけでそれなりになんか開催記録っぽくなる
- もうちょい真面目にやるならスライド埋め込んだブログとか
  - 大変なので気持ちがあれば
connpass のスライド一覧にスライドを登録する
- 善意の人がやってくれたりするけど大変なので運営者が登録すると良い
- 参加できなかった人にも届くので次以降の参加のモチベーションになる可能性もある
- 新規でイベントの登壇依頼をする時に過去の肌感こんな感じですと投げやすいメリットも